I dagens arbetsliv blir det allt viktigare att multitaska, det vill säga att hålla reda på många arbetsuppgifter samtidigt. Med många uppgifter och möten finns risken att man tappar fokus och upplever stress. Det är en trend som har funnits i några år och som växer sig starkare för varje år. Ett sätt att organisera sitt arbete är att använda så kallade GTD-program. GTD är en förkortning av Get Things Done och har blivit ett begrepp, åtminstone i IT-världen. Med ett GTD-program kan man organisera arbetsuppgifter och rangordna dem efter betydelse.
Things
Prisbelönta Things är ett produktivitetsprogram för MacOS som innehåller många funktioner för att man på ett enkelt sätt ska kunna organisera upp sitt arbete. I Things finns tre avdelningar. Först och främst finns fyra olika fokusområden (Focus areas, som utvecklarna benämner dem), Today, Next, Scheduled och Someday. Tanken är att man ska placera saker som man ska göra i något av dessa fack. Möten placerar man i ”Scheduled”, saker som inte är så viktiga men bör göras placerar man i ”Someday”. De andra två avdelningarna är ”Active Projects” och ”Areas”. I avdelningen för specifika projekt kan man lägga till ärenden, dela ut arbetsuppgifter, delegera ansvarsområden och mycket mer. Avdelningen ”Areas” är avsett att innehålla uppgifter av mer personlig karaktär.
Todoist
Todoist är ett GTD-program som kan köras såväl i webbläsaren som i mobiltelefonen och datorn (Mac). Alla uppgifter man skapar i Todoist finns lagrade oavsett vilken plattform man loggar in på. Det är mycket enkelt att komma igång med Todoist. Efter att man har skapat ett användarkonto kan man lägga in en första uppgift på bara några sekunder. Uppgifterna man skapar kan organiseras på olika sätt, till exempel genom färgkodning och prioritetsnivå.
Todoist är mindre lämpligt för riktigt stora projekt. För att samla mindre arbetsgrupper kring en arbetsuppgift är Todoist alldeles utmärkt. Todoist kan även kopplas till Microsoft Outlook och/eller Gmail. Genom denna koppling kan man synka de uppgifter man skapar i mailprogrammen med Todoist.
Midnight Inbox
Midnight Inbox är ett program som körs från skrivbordet i MacOS. Man kan även synka Midnight Inbox med sin iPad och iPhone genom apparna Midnight Inbox Touch respektive Midnight Inbox Mobile. På så sätt kan man organisera sitt liv och sitt arbete var man än befinner sig.
Midnight Inbox har ett lite annorlunda angreppssätt än många andra program. Utvecklarna har skapat vissa funktioner som inte finns i andra GTD-program. I grunden är Midnight Inbox ett program med funktioner dels för att skapa och följa upp aktiviteter, och dels för projektadministration. Men, Midnight Inbox bjuder på så mycket mer. Med ”Capture”-funktionen kan man snabbt skriva ner en bra idé. Med ”Yak timer”-funktionen kan man se till att man inte blir distraherad. Med ”Delegation”-funktionen är det enkelt att delegera uppgifter och följa upp dessa via e-post. Alla uppgifter man lägger in kan givetvis kodas och kategoriseras på alla tänkbara sätt. I kalenderfunktionen lägger man enkelt till deadlines och möten. Givetvis kan alla data man lägger in i Midnight Beep synkas i molnet.
